Aprobar pagos
Aprobar pagos (/payables/approvals) es la puerta de entrada de las cuentas por pagar: un título nuevo — creado por formulario, CSV o API — no entra en la lista oficial hasta que alguien lo apruebe.
Es la traba contra el registro indebido — nada que una persona (o la API) cree como obligación nueva se convierte en dinero que sale sin un segundo par de ojos. Viene activada por defecto y se puede desactivar por espacio de trabajo (ver Activar o desactivar).
Dónde está
Menú Financiero → Aprobar pagos, justo debajo de Cuentas por Pagar.
El ítem muestra un badge con el número de títulos que aún necesitan aprobación — los en espera y los aprobados parcialmente, no los ya aprobados o rechazados. El número respeta la empresa seleccionada en el encabezado.
Activar o desactivar
La aprobación es una configuración del espacio de trabajo, y viene activada por defecto. El control está en la pantalla Configuración de Aprobación, que se abre con el ícono de engranaje, en la esquina superior derecha de esta pantalla — el interruptor "Exigir aprobación", con la explicación de los dos estados justo debajo.
| Estado | Qué pasa al crear un título |
|---|---|
| Activada (por defecto) | Entra en la cola y solo se vuelve oficial después de que alguien lo aprueba — aplica todo lo que describe esta página. |
| Desactivada | Entra directo a la lista oficial de cuentas por pagar, sin pasar por aquí. |
El interruptor gobierna solo títulos nuevos. Desactivar no libera lo que ya está esperando, y activar no lleva a la cola lo que ya es oficial; los títulos rechazados siguen bloqueados.
Los cambios pasan por Kobana
Nada en esa pantalla cambia en el acto. Activar o desactivar la aprobación, cambiar el número de aprobaciones, permitir que quien creó apruebe, enviar al banco después de aprobar y aprobar lotes en el gateway automáticamente — todo se convierte en una solicitud que Kobana aprueba o deniega, igual que las reglas de Seguridad.
- Al confirmar el cambio, el botón es Enviar para aprobación, y el aviso dice: "El cambio entra en vigor cuando Kobana lo apruebe."
- La pantalla muestra siempre los valores vigentes. Con un pedido en análisis, aparece el aviso "Hay 1 solicitud pendiente de cambio de estas configuraciones", con el enlace Ver solicitudes, que abre la lista de Solicitudes — donde se puede seguir o cancelar el pedido.
- Pedir estos cambios exige el permiso Configuración de aprobación, que de forma predeterminada solo tiene el Propietario.
Cuántas aprobaciones
En la misma pantalla, Aprobaciones necesarias define cuántas personas distintas deben aprobar cada título — de 1 (por defecto) a 10.
El número no puede superar cuántas personas con acceso al espacio y permiso para aprobar pagos hay: la pantalla muestra ese conteo y bloquea los valores por encima. Si alguien pierde el permiso después, la pantalla avisa en rojo que los títulos nuevos quedarán detenidos en la cola.
Con más de una, cada aprobación queda registrada y el título queda como Aprobado parcialmente hasta la última: sigue fuera de la lista oficial y aparece en la pestaña del mismo nombre, con el progreso ("1 de 2 aprobaciones"). Cuando la última persona aprueba, entra en la lista.
Si alguien edita el pago de un título que aún espera aprobación — monto, fechas, proveedor, código de barras, Pix o datos bancarios —, las aprobaciones ya dadas se descartan y vuelve a Esperando: cada persona aprueba de nuevo lo que cambió. Editar la categoría, el centro de clasificación o las notas no toca las aprobaciones.
El número se congela cuando el título entra en la cola: subir la configuración vale solo para los títulos nuevos. Bajarla vale también para los que ya están esperando — es la salida cuando alguien pierde el permiso y la cola exige más personas de las que quedan. Cuando Kobana aprueba la reducción, un título que ya tiene las aprobaciones del número nuevo entra en la lista en el acto.
Qué bloquea la puerta
Mientras espera aprobación, el título existe pero queda fuera de todo:
- No aparece en la lista de cuentas por pagar
- No cuenta en totales, en vencidos, en el flujo de caja, en los informes ni en el Dashboard
- No puede enviarse al banco
- No acepta baja manual — "Pagar" no aparece
Es decir: para el resto del sistema, todavía no es una obligación.
Quién pasa por la puerta
| Origen | ¿Pasa? |
|---|---|
Formulario (/payables/new) | Sí |
| Importación CSV | Sí |
| API | Sí |
| Publicar un borrador | Sí — guardar como borrador no es un atajo para escapar |
| Cuotas de recurrencia generadas automáticamente | Solo si la serie todavía espera aprobación |
| Títulos importados de Fintera | No |
| Títulos anteriores a la creación de la puerta | No |
La regla en una frase: todo lo que alguien crea como obligación nueva pasa; todo lo que es derivado, sincronizado o heredado nace ya oficial.
La pantalla
Cuatro pestañas, cada una con su contador:
| Pestaña | Lista |
|---|---|
| Esperando | La cola que necesita tu ok, ordenada por vencimiento |
| Aprobados parcialmente | Títulos que ya recibieron aprobaciones pero aún esperan a otras personas |
| Aprobados | Historial, de lo más reciente |
| Rechazados | Historial, de lo más reciente, con el motivo |
Columnas: Descripción (con el proveedor debajo, y el motivo del rechazo en la pestaña Rechazados), Origen, Vencimiento, Estado e Importe. En "todas las empresas" entra también la columna Empresa.
La búsqueda cubre descripción y nombre del proveedor.
Origen
Dice de dónde vino el título, y es el campo que sostiene la decisión:
- Manual — creado en el formulario o por la API
- Importación CSV — vino de un archivo
Aprobar
En las pestañas Esperando y Aprobados parcialmente, por tres caminos:
- Botón Aprobar en la propia fila
- Menú de acciones de la fila
- En lote — marca las filas y usa Aprobar seleccionados (hasta 25 por vez)
El diálogo ¿Aprobar pago? confirma: "1 pago será aprobado y entra en la lista de cuentas por pagar." Cuando aún faltan aprobaciones, avisa que la tuya quedará registrada y que el título solo entra en la lista cuando se den todas.
Después de aprobar un título que aún espera a otras personas, la fila muestra "Ya aprobaste" en lugar del botón.
Aprobar no envía al banco. El título pasa a ser oficial y entra en la lista — el envío es un paso aparte, que se hace en Cuentas por Pagar. Ver Envío al banco.
En una aprobación en lote, un fallo aislado no tumba a los demás.
Rechazar
Por el menú de acciones de la fila — no hay rechazo en línea ni en lote. Un título aprobado parcialmente también puede rechazarse: basta con que una persona lo rechace.
El diálogo ¿Rechazar pago? avisa: "El título queda bloqueado para siempre y nunca entra en la lista de cuentas por pagar. Registra el motivo (opcional)."
El motivo es opcional (hasta 500 caracteres), pero es lo que la pestaña Rechazados va a mostrar después — sin él, el historial no explica la decisión.
Rechazar no tiene vuelta atrás por la interfaz. Un título rechazado no puede aprobarse después ni puede ir al banco. Queda en la pestaña Rechazados como registro, y nada más.
Las pestañas Aprobados y Rechazados no tienen acciones — son auditoría. Al hacer clic en la descripción se abre el título.
Quién puede aprobar
Cualquier persona con acceso al espacio de trabajo y permiso para aprobar, con dos trabas:
- Quien creó el título no puede aprobarlo.
- Cada persona cuenta una vez. Cuando el espacio exige más de una aprobación, deben venir de personas distintas.
Aprobar tampoco está expuesto en la API — es una acción exclusiva de la pantalla.
Aprobación nocturna y por canal
La Seguridad del espacio de trabajo puede restringir cuándo y por dónde se aprueba:
- Período nocturno — con Permitir aprobaciones en el período nocturno desactivado, la pantalla muestra "Las aprobaciones están bloqueadas en el período nocturno. Vuelven a estar permitidas a las 06:00." (con el horario de tu espacio) y deshabilita los botones de aprobar, en la fila y en lote.
- Canal — con Aprobar desactivado para el canal en uso, aparece "La Seguridad de este espacio no permite aprobar pagos por este canal."
Rechazar nunca se bloquea — ni de noche ni por canal. La regla nocturna vale solo para la aprobación hecha por personas: recurrencias, importaciones de ERP y la aprobación del lote en el gateway no son aprobaciones de esta puerta.
Envío bloqueado por Seguridad
Cuando un título, tal como está, no va a poder ir al banco — tipo de operación desactivado, cuenta bloqueada, beneficiario no habilitado, monto por encima del límite por transacción —, la fila muestra la etiqueta "Envío bloqueado por Seguridad": "Tal como está, este título no podrá enviarse al banco. Solicita la liberación en Seguridad." Aprobar sigue siendo posible; la etiqueta solo avisa que el envío será frenado.
Editar un título aprobado
La aprobación vale para el pago tal como se vio. Con la aprobación activada, si alguien cambia cualquiera de estos campos en un título aprobado y todavía no enviado al banco, vuelve a la cola (Esperando), con las aprobaciones en cero, y sale de la lista de Cuentas por Pagar hasta ser aprobado de nuevo:
- monto;
- proveedor;
- beneficiario — nombre, CPF/CNPJ, clave Pix, tipo de clave y datos bancarios;
- código de barras o línea digitable;
- cuenta de origen ("Pagar desde");
- tipo de operación y forma de pago;
- datos del tributo.
Vale también para ediciones hechas por la API. Fechas, intereses, descuentos, categoría, centro de clasificación y observaciones no devuelven el título a la cola.
Una vez que el título se envía al banco, esos campos quedan bloqueados — ver Editar después del envío.
Cómo aparece el estado en Cuentas por Pagar
En el listado de cuentas por pagar, un título aprobado muestra un sello redondo con un escudo; pasa el ratón para leer "Creación aprobada", seguido de quién aprobó y cuándo — ahí queda la auditoría a mano, sin abrir el título. Los demás estados no aparecen ahí — por la propia regla de la puerta, no llegan a la lista.
Después de que el título se envía al banco, el sello deja paso al estado del gateway.