Aprobar pagos
Aprobar pagos (/payables/approvals) es la puerta de entrada de las cuentas por pagar: un título nuevo — creado por formulario, CSV o API — no entra en la lista oficial hasta que alguien lo apruebe.
Es la traba contra el registro indebido — nada que una persona (o la API) cree como obligación nueva se convierte en dinero que sale sin un segundo par de ojos. Viene activada por defecto y se puede desactivar por espacio de trabajo (ver Activar o desactivar).
Dónde está
Menú Financiero → Aprobar pagos, justo debajo de Cuentas por Pagar.
El ítem muestra un badge con el número de títulos en espera — solo los que esperan, no los ya aprobados o rechazados. El número respeta la empresa seleccionada en el encabezado.
Activar o desactivar
La aprobación es una configuración del espacio de trabajo, y viene activada por defecto. El control está en la esquina superior derecha de esta pantalla — el botón "Exigir aprobación", con un ícono de información al lado que abre la explicación de los dos estados.
| Estado | Qué pasa al crear un título |
|---|---|
| Activada (por defecto) | Entra en la cola y solo se vuelve oficial después de que alguien lo aprueba — aplica todo lo que describe esta página. |
| Desactivada | Entra directo a la lista oficial de cuentas por pagar, sin pasar por aquí. |
El interruptor gobierna solo títulos nuevos. Desactivar no libera lo que ya está esperando, y activar no lleva a la cola lo que ya es oficial; los títulos rechazados siguen bloqueados.
Qué bloquea la puerta
Mientras espera aprobación, el título existe pero queda fuera de todo:
- No aparece en la lista de cuentas por pagar
- No cuenta en totales, en vencidos, en el flujo de caja, en los informes ni en el Dashboard
- No puede enviarse al banco
- No acepta baja manual — "Pagar" no aparece
Es decir: para el resto del sistema, todavía no es una obligación.
Quién pasa por la puerta
| Origen | ¿Pasa? |
|---|---|
Formulario (/payables/new) | Sí |
| Importación CSV | Sí |
| API | Sí |
| Publicar un borrador | Sí — guardar como borrador no es un atajo para escapar |
| Cuotas de recurrencia generadas automáticamente | No |
| Títulos importados de Fintera | No |
| Títulos anteriores a la creación de la puerta | No |
La regla en una frase: todo lo que alguien crea como obligación nueva pasa; todo lo que es derivado, sincronizado o heredado nace ya oficial.
La pantalla
Tres pestañas, cada una con su contador:
| Pestaña | Lista |
|---|---|
| Esperando | La cola que necesita tu ok, ordenada por vencimiento |
| Aprobados | Historial, de lo más reciente |
| Rechazados | Historial, de lo más reciente, con el motivo |
Columnas: Descripción (con el proveedor debajo, y el motivo del rechazo en la pestaña Rechazados), Origen, Vencimiento, Estado e Importe. En "todas las empresas" entra también la columna Empresa.
La búsqueda cubre descripción y nombre del proveedor.
Origen
Dice de dónde vino el título, y es el campo que sostiene la decisión:
- Manual — creado en el formulario o por la API
- Importación CSV — vino de un archivo
Aprobar
Solo en la pestaña Esperando, por tres caminos:
- Botón Aprobar en la propia fila
- Menú de acciones de la fila
- En lote — marca las filas y usa Aprobar seleccionados (hasta 25 por vez)
El diálogo ¿Aprobar pago? confirma: "1 pago será aprobado y entra en la lista de cuentas por pagar."
Aprobar no envía al banco. El título pasa a ser oficial y entra en la lista — el envío es un paso aparte, que se hace en Cuentas por Pagar. Ver Envío al banco.
En una aprobación en lote, un fallo aislado no tumba a los demás.
Rechazar
Por el menú de acciones de la fila — no hay rechazo en línea ni en lote.
El diálogo ¿Rechazar pago? avisa: "El título queda bloqueado para siempre y nunca entra en la lista de cuentas por pagar. Registra el motivo (opcional)."
El motivo es opcional (hasta 500 caracteres), pero es lo que la pestaña Rechazados va a mostrar después — sin él, el historial no explica la decisión.
Rechazar no tiene vuelta atrás por la interfaz. Un título rechazado no puede aprobarse después ni puede ir al banco. Queda en la pestaña Rechazados como registro, y nada más.
Las pestañas Aprobados y Rechazados no tienen acciones — son auditoría. Al hacer clic en la descripción se abre el título.
Quién puede aprobar
Cualquier persona con acceso al espacio de trabajo. No existe un rol de "aprobador", y no hay traba que impida que quien creó el título lo apruebe. La puerta registra quién aprobó y cuándo; separa los dos momentos, no necesariamente a las dos personas.
Aprobar tampoco está expuesto en la API — es una acción exclusiva de la pantalla.
Cómo aparece el estado en Cuentas por Pagar
En el listado de cuentas por pagar, un título aprobado muestra un sello redondo con un escudo; pasa el ratón para leer "Creación aprobada", seguido de quién aprobó y cuándo — ahí queda la auditoría a mano, sin abrir el título. Los demás estados no aparecen ahí — por la propia regla de la puerta, no llegan a la lista.
Después de que el título se envía al banco, el sello deja paso al estado del gateway.