Cuentas por pagar
Cuentas por Pagar (/payables) registra los compromisos de salida de la organización: facturas de proveedores, gastos operativos, impuestos, nómina y cualquier obligación de desembolso futura o pasada.
En esta sección
Ciclo de vida
Estados, transiciones y la puerta de aprobación — Borrador → Pendiente → Pagado.
Cuotas y recurrencia
Dividir en cuotas o repetir periódicamente — los tres tipos de cuenta y el comportamiento de las series.
Operación y pago
Tipo de operación, documento (boleto, factura de servicios, tributo, PIX) o transferencia (TED, PIX), y las coordenadas de pago.
Tributos
DARF, DARE, GRU, GPS, FGTS, ICMS, ISS, IPTU e ITBI — cómo informar la guía y qué se envía al banco.
Envío al banco (Gateway Bancario)
Enviar al banco las cuentas por pagar aprobadas mediante el Gateway Bancario — prerrequisitos, estado y liquidación automática.
Importación CSV
Importar lotes de cuentas por pagar mediante planilla — columnas aceptadas, formato tolerante y la puerta de aprobación.
La lista
El encabezado abre con tres totales del período — Por pagar, Pagado y Total — y un subtítulo accionable: si hay atrasos, "Tienes 3 facturas vencidas" trae el fragmento en rojo como botón que aplica el filtro de vencidas; sin atrasos, "Estás al día con tus facturas."
En el encabezado están el botón de período, "Nueva cuenta por pagar" y — solo con el gateway conectado — "Enviar pagos", que abre la bandeja de envío en lote. El contador rojo a su lado cuenta todo lo que la bandeja va a listar: los títulos vencidos y los que vencen en los próximos 7 días, listos o bloqueados. Por ahí sale el lote; desde la lista no hay atajo por fila hacia el banco.
A la derecha de los totales, las píldoras "Importar" (abre el panel de abajo y limpia la búsqueda y los filtros) e "Informe" (se abre en un diálogo). Importar exige una empresa específica seleccionada.
Filtros
- Búsqueda — por descripción o número de documento.
- Filtros rápidos — Todos, Con adjuntos, Pagado, Conciliado, Borradores.
- Filtros avanzados — panel con los criterios combinados, contador de activos y un resumen para limpiar o editar.
Columnas
Descripción, Fecha de vencimiento, Categoría, Estado general, Estado en el banco, Monto y Liquidación — más Empresa, solo en la vista consolidada. Impuesto y Notas vienen ocultas; Liquidación también. Actívalas desde el menú de columnas.
Estado general y Estado en el banco son dos columnas, ordenables, una al lado de la otra — no un estado con un chip pegado. Una dice lo que Finanzas Inteligentes sabe; la otra, lo que el banco reporta. Ver Ciclo de vida.
Acciones de fila
Las mismas nueve del lado de cobrar, con las etiquetas de pagar:
| Acción | Cuándo aparece |
|---|---|
| Pagar | Mientras la baja manual sea posible |
| Conciliar | Ya pagada y todavía no conciliada |
| Cuotas | Tipo Cuota |
| Recurrencias | Tipo Recurrente, dentro de una serie |
| Clasificar | Siempre |
| Editar | Siempre |
| Deshacer | Ya pagada |
| Cancelar | Solo pendiente, y fuera del carril del gateway |
| Eliminar | Siempre |
Un título ya enviado al banco no ofrece "Pagar" ni "Cancelar". Anularlo aquí dejaría el pago vivo en el gateway. El camino es "Cancelar envío", en la tarjeta del gateway de la pantalla de detalle.
Cancelar el envío no deshace el despacho: el título sigue en el carril del gateway, ahora con el sello Cancelado. Lo que vuelve es solo "Pagar" — el envío no se concretó, así que el título sigue pendiente y alguien tiene que cerrarlo por fuera. "Cancelar" no vuelve: una vez enviado al banco, el título nunca más se puede cancelar desde la lista. Ver Envío al banco.
Acciones en lote
"Clasificar seleccionados" (solo con empresa específica) y "Eliminar", con los totales Por pagar, Pagado y Total de la selección en vivo.
El formulario
La empresa no es un campo — viene del selector del encabezado.
ESENCIALES
| Campo | Observaciones |
|---|---|
| Monto (R$) | Obligatorio. Campo de moneda con máscara |
| Fecha de vencimiento | Obligatorio. Al crear, hay atajos de fecha relativa |
| Pagar desde | Cuenta financiera prevista para la salida |
| Descripción | Obligatorio |
| Proveedor | Obligatorio. Elegir un proveedor ya registrado precarga su información de pago |
| Mes de competencia | Obligatorio. Selector de mes |
"Pagar desde" es la cuenta prevista, y es el único campo de cuenta del formulario. La cuenta que efectivamente pagó no se escribe aquí: se elige en la baja, en el campo "Cuenta de origen" del diálogo "Confirmar pago".
CLASIFICACIÓN
Tipo (obligatorio: Único, Recurrente, Cuota, que revela Recurrencia o Cuotas), Categoría y Centro de clasificación con el atajo Distribución.
OPERACIÓN Y DOCUMENTO
El eje que distingue las cuentas por pagar de las cuentas por cobrar:
- Tipo de operación — Pago de documento o Transferencia.
- El campo siguiente solo aparece después de esa elección, y cambia de nombre con ella: "Documento" (Boleto bancario, Factura de servicios, Impuesto / tributo, PIX…) o "Tipo de transferencia" (Transferencia bancaria (TED), PIX). Cambiar la operación limpia un método incompatible.
- Número de documento y Fecha del documento.
La elección destraba las coordenadas de pago — código de barras, PIX, datos bancarios, datos del formulario fiscal. Ver Operación y pago e Tributos.
ENVÍO DEL COMPROBANTE
Quién recibe el comprobante de este pago por correo, con el archivo adjunto, en cuanto se adjunte un comprobante a la cuenta. Acepta cualquier dirección — el contador del proveedor, el beneficiario —, con una etiqueta opcional para identificar a cada uno.
La lista vale para esta cuenta. Al crear un plan de cuotas o una recurrencia, cada cuota y cada ocurrencia nace con los mismos destinatarios, porque cada una genera su propio comprobante — pero cambiar la lista después afecta solo a la cuenta que estás editando. No sustituye a los miembros marcados en Comprobantes: esos siguen recibiendo sus avisos.
Este bloque no depende de la operación elegida. A diferencia de las coordenadas de pago, no cambia ni se limpia cuando cambias el documento o el tipo de transferencia — y sigue editable incluso después de que el banco confirme el pago, porque dice a quién avisar, no lo que hizo el banco.
Impuestos retenidos · Notas e IR
Impuestos retenidos (píldoras de tributos en la fuente), la píldora "Relevante para impuestos" y "Agregar nota".
Adjuntos
Al crear, es posible adjuntar archivos antes de guardar.
Confirmar pago
Dos pestañas:
- Pagar — Fecha de pago y Cuenta de origen. Marca como pagada y crea la transacción de débito.
- Pagar y conciliar — "Pague esta cuenta vinculándola a una transacción que ya existe en el extracto — sin duplicados."
La sección "Ajustes del pago" (opcional) acepta Interés y Descuento. Debajo, el Monto pagado muestra cuánto sale de la cuenta — ese importe, y no el del título, es el que se registra como transacción de débito.
Un pago confirmado por el banco traba parte del formulario. "Lo que describe el pago — monto, fecha de vencimiento, proveedor y la información de pago — ya no puede modificarse. La clasificación interna (categoría, centro, adjuntos, notas) sigue editable." Ver Ciclo de vida.