Ciclo de vida de las cuentas por pagar
Una cuenta por pagar se describe mediante tres capas independientes. No se sustituyen entre sí — conviven, y la pantalla las muestra todas:
| Capa | Qué responde | Dónde aparece |
|---|---|---|
| 1. Estado del título | Dónde está el título en Finanzas Inteligentes (Borrador → Pendiente → Pagado) | Columna "Estado general" |
| 2. Autorización | ¿Una persona liberó este pago? (puerta de entrada) | Sello al lado del estado general |
| 3. Estado en el gateway | Si fue enviado al banco, en qué punto está allá | Columna "Estado gateway" |
La capa 3 solo existe si el título fue enviado al banco. En la lista tiene columna propia: "Estado general" y "Estado gateway" van una al lado de la otra, ambas ordenables — el gateway nunca es un chip colgado del estado del título. Son dos señales distintas: una dice lo que Finanzas Inteligentes sabe, la otra lo que el banco reporta. Fuera del carril del gateway, la columna muestra "-".
Lo que aparece al lado del estado general es la capa 2: el sello de autorización. Y en la pantalla de detalle el estado del gateway no está en el encabezado — vive dentro de la tarjeta del gateway.
Capa 1 — Estado del título
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Borrador | Creado pero no publicado. No aparece en los totales. |
| Pendiente | Confirmado, a la espera de pago. |
| Pagado | Vinculado a una transacción. |
| Cancelado | Anulado, no genera movimiento. |
La columna muestra además un quinto sello que no es un estado: Vencido — todo título Pendiente cuya fecha de vencimiento ya pasó. Se deriva de la fecha, no se graba: nada "pasa a" vencido, y pagarlo o reprogramarlo lo hace desaparecer solo.
- Publicar (Borrador → Pendiente): confirma el título — pero todavía pasa por la capa 2.
- Pagar (Pendiente → Pagado): hay dos caminos — ver "Cómo un título pasa a Pagado", más abajo.
- Cancelar (Pendiente → Cancelado): anula. Solo aparece en un título pendiente, y no es irreversible — el diálogo dice "Puede reabrirla más tarde editando el estado."
Capa 2 — Autorización de pago
Puerta antifraude: un título creado por formulario, CSV o API no entra en la lista oficial hasta que una persona lo autorice en Autorizar pagos (/payables/authorizations). La puerta es una configuración del espacio de trabajo, activada por defecto; desactivada, los títulos creados nacen oficiales y saltan la cola.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Esperando autorización | A la espera de que alguien autorice. Fuera de la lista oficial — no cuenta en totales ni en el flujo de caja, y no puede ir al banco. |
| Autorizado | Liberado — entra en la lista oficial y queda elegible para el envío al banco. |
| Rechazado | Bloqueado definitivamente. |
| (sin sello) | Ya nace oficial, sin pasar por la cola. |
La puerta vale para quien entra por la puerta principal: formulario, importación CSV y API. Nacen oficiales, sin autorización, los títulos que el propio sistema genera a partir de algo que ya se decidió antes — las cuotas de una recurrencia ya existente y lo que viene importado de Fintera.
Guardar como borrador no escapa de la puerta. El borrador no tiene sello porque todavía no es ninguna obligación — pero publicar es el momento en que se convierte en una, y es ahí donde entra en la cola, como cualquier título creado directamente. El borrador no es un atajo.
Mientras espera autorización, el "Pagar" manual también desaparece — el título todavía no es oficial.
Capa 3 — Estado en el gateway
Solo pasa a existir después del envío al banco. Refleja el estado real del pago en el gateway — desde Pendiente y En espera de aprobación hasta Confirmado, pasando por Programado, Esperando saldo y afines. La lista completa, con lo que significa cada uno, está en Envío al banco.
"Aprobado" no es el final. Significa que el lote fue aprobado — la institución todavía no confirmó. Quien cierra el ciclo es el Confirmado. Los estados finales son Confirmado, Cancelado, Rechazado, Reprobado y Fallido.
"Enviar al banco" no es una acción de fila de la lista. Existe en dos lugares, los dos en la pantalla de detalle: el encabezado y la tarjeta del gateway. Desde la lista, el camino es "Enviar pagos", en el encabezado — la bandeja que despacha en lote.
Cómo un título pasa a Pagado — dos carriles
Hay dos caminos para que el título sea pagado, y son mutuamente excluyentes.
Carril manual — el pago ocurrió por fuera
Pagaste el título fuera del sistema (banca por internet, efectivo, caja…). Usa "Pagar":
- Informa la fecha de pago y la cuenta financiera utilizada.
- El sistema lo marca como Pagado y crea la transacción de salida en esa cuenta.
- Los intereses y descuentos pueden registrarse en la baja.
Carril gateway — el envío lo hizo el sistema
Hiciste clic en "Enviar al banco". A partir de ahí no das de baja — el sistema lo hace solo:
- Cuando el gateway llega a Confirmado, el título se marca Pagado automáticamente y la transacción de salida se crea en la cuenta de origen.
- Por eso, en el carril del gateway, el botón "Pagar" desaparece — es lo que evita la baja doble.
Requisito de la baja automática: la cuenta de origen ("Pagar desde") tiene que estar definida. Sin ella el sistema no tiene desde dónde registrar la salida y no da de baja — el título queda Confirmado y abierto (ver abajo).
Cuándo el "Pagar" vuelve a aparecer
Si el envío terminó y aun así el título quedó abierto, el botón manual se vuelve a exponer para que lo cierres por fuera:
- Confirmado sin cuenta de origen — el banco confirmó, pero el sistema no tenía dónde registrar la salida.
- Cancelado, Rechazado, Reprobado o Fallido — el pago no se concretó; tiene que ocurrir por fuera.
Flujo completo
El borrador es un desvío opcional, no la puerta de entrada. Crear por el formulario, por el CSV o por la API graba el título directamente como Pendiente y esperando autorización. Solo quien hace clic en "Guardar borrador" pasa por ahí — y publicar desde allí cae en la misma puerta, no la esquiva.
Crear una cuenta por pagar
- Accede a
/payables/new. - Completa los campos obligatorios: Monto (R$), Fecha de vencimiento, Descripción, Proveedor, Mes de competencia y Tipo.
- Define el tipo de operación y el documento — ver Operación y pago. La categoría y el centro de clasificación son opcionales.
- Termina con Agregar cuenta, Agregar y crear otro o Guardar borrador.
El proveedor no es opcional. Sin él el formulario no se envía: "Selecione ou crie um fornecedor". Puedes elegir un proveedor que ya existe o escribir un nombre nuevo — en ese caso queda registrado junto con la cuenta.
La Empresa también es obligatoria, pero no es un campo del formulario: viene del selector del encabezado.
"Publicar" no existe en la pantalla de creación. Los botones de ahí son los tres de arriba. Publicar aparece solo en el detalle, y solo mientras la cuenta es un borrador.
En ambos casos el título entra bajo autorización (capa 2) antes de contar en los números.
Editar
Una cuenta pagada no es de solo lectura. No hay traba por estado: el formulario abre normalmente en cualquier estado, incluso Pagado.
La traba real es otra, y viene del banco — no del estado del título. Cuando el gateway llega a Confirmado, parte del formulario se cierra, y la pantalla avisa:
"Pago confirmado por el banco. Lo que describe el pago — monto, fecha de vencimiento, proveedor y la información de pago — ya no puede modificarse. La clasificación interna (categoría, centro, adjuntos, notas) sigue editable."
Es decir: la traba es parcial y tiene un motivo. Congela lo que describe una transacción bancaria ya ejecutada — monto, fecha de vencimiento, proveedor, "Pagar desde", tipo de operación, documento y las coordenadas de pago. Sigue abierto lo que describe cómo clasificas eso: categoría, centro, competencia, descripción, adjuntos y notas. Clasificar es trabajo contable que sigue después de que el dinero sale.
La traba no es solo visual. El servidor rechaza el cambio de esos campos incluso por API — que la pantalla deshabilite los campos es la cortesía; la regla vale desde cualquier puerta.
Esa traba no existe en cuentas por cobrar — no pasan por el envío al banco.
Al editar una cuenta que forma parte de un grupo, el sistema ofrece "Aplicar a otras cuotas", mostrando antes qué va a cambiar exactamente. Son todas las cuotas del grupo — incluidas las anteriores a la que estás editando, no solo las siguientes. Quedan fuera únicamente las ya liquidadas y la propia cuota editada. La selección viene marcada por completo; desmarca lo que no debe heredar.
Eliminar
En una cuenta que forma parte de un grupo — en cuotas o recurrente —, la eliminación pregunta el alcance:
- Eliminar solo esta
- Eliminar esta y las futuras
El mismo selector cubre los dos casos: lo que mira es el grupo, no el tipo. En una cuenta suelta no aparece.
El selector existe en la lista. La eliminación desde el detalle borra siempre solo esa cuenta, sin ofrecer el alcance.