Aprovar pagamentos

Aprovar pagamentos (/payables/approvals) é o portão de entrada das contas a pagar: um título novo — criado por formulário, CSV ou API — não entra na lista oficial até que alguém aprove.

É a trava contra lançamento indevido — nada que uma pessoa (ou a API) crie como obrigação nova vira dinheiro a sair sem um segundo par de olhos. Vem ligada por padrão e pode ser desligada por espaço de trabalho (ver Ligar ou desligar).

Onde fica

Menu Financeiro → Aprovar pagamentos, logo abaixo de Contas a pagar.

O item mostra um badge com o número de títulos que ainda precisam de aprovação — os aguardando e os aprovados parcialmente, não os já aprovados ou recusados. O número respeita a empresa selecionada no cabeçalho.

Ligar ou desligar

A aprovação é uma configuração do espaço de trabalho, e vem ligada por padrão. O controle fica na tela Configurações de Aprovação, aberta pelo ícone de engrenagem, no canto superior direito desta tela — o interruptor "Exigir aprovação", com a explicação dos dois estados logo abaixo.

Estado	O que acontece ao criar um título
Ligada (padrão)	Entra na fila e só vira oficial depois que alguém aprova — vale tudo o que esta página descreve.
Desligada	Entra direto na lista oficial de contas a pagar, sem passar por aqui.

observação

O interruptor governa só títulos novos. Desligar não libera o que já está aguardando, e ligar não puxa para a fila o que já é oficial; títulos recusados continuam bloqueados.

As alterações passam pela Kobana

Nada nesta tela muda na hora. Ligar ou desligar a aprovação, mudar o número de aprovações, permitir que quem criou aprove, enviar ao banco depois de aprovar e aprovar lotes no gateway automaticamente — tudo isso vira uma solicitação que a Kobana aprova ou nega, como as regras de Segurança.

• Ao confirmar a mudança, o botão é Enviar para aprovação, e o aviso diz: "A alteração passa a valer quando a Kobana aprovar."
• A tela mostra sempre os valores em vigor. Com um pedido em análise, aparece o aviso "Há 1 solicitação pendente de alteração destas configurações", com o link Ver solicitações, que abre a lista de Solicitações — onde dá para acompanhar ou cancelar o pedido.
• Pedir essas mudanças exige a permissão Configurações de aprovação, que por padrão só o Proprietário tem.

Quantas aprovações

Na mesma tela, Aprovações necessárias define quantas pessoas diferentes precisam aprovar cada título — de 1 (padrão) a 10.

O número não pode passar de quantas pessoas com acesso ao espaço e permissão de aprovar pagamentos existem: a tela mostra essa contagem e bloqueia os valores acima dela. Se alguém perder a permissão depois, a tela avisa em vermelho que os títulos novos vão ficar parados na fila.

Com mais de uma, cada aprovação é registrada e o título fica como Aprovado parcialmente até a última: continua fora da lista oficial e aparece na aba de mesmo nome, com o progresso ("1 de 2 aprovações"). Quando a última pessoa aprova, ele entra na lista.

Se alguém editar o pagamento de um título que ainda espera aprovação — valor, datas, fornecedor, código de barras, Pix ou dados bancários —, as aprovações já dadas são descartadas e ele volta para Aguardando: cada pessoa aprova de novo o que mudou. Editar categoria, centro de classificação ou observações não mexe nas aprovações.

observação

O número é congelado quando o título entra na fila: aumentar a configuração vale só para os títulos novos. Diminuir vale também para os que já estão esperando — é a saída quando alguém perde a permissão e a fila fica exigindo mais pessoas do que restam. Quando a Kobana aprova a redução, um título que já tem as aprovações do número novo entra na lista na hora.

O que o portão bloqueia

Enquanto aguarda aprovação, o título existe mas fica fora de tudo:

• Não aparece na lista de Contas a pagar
• Não conta em totais, em vencidos, no fluxo de caixa, nos relatórios nem na Visão geral
• Não pode ser enviado ao banco
• Não aceita baixa manual — "Marcar como pago" não aparece

Ou seja: para o resto do sistema, ele ainda não é uma obrigação.

Quem passa pelo portão

Origem	Passa?
Formulário (/payables/new)	Sim
Importação de CSV	Sim
API	Sim
Publicar um rascunho	Sim — salvar como rascunho não é um atalho para escapar
Parcelas de recorrência geradas automaticamente	Só se a série ainda aguarda aprovação
Títulos importados do Fintera	Não
Títulos anteriores à criação do portão	Não

A regra em uma frase: tudo que alguém cria como obrigação nova passa; tudo que é derivado, sincronizado ou legado já nasce oficial.

A tela

Quatro abas, cada uma com seu contador:

Aba	Lista
Aguardando	A fila que precisa do seu ok, ordenada por vencimento
Aprovados parcialmente	Títulos que já receberam aprovação, mas ainda esperam outras pessoas
Aprovados	Histórico, do mais recente
Recusados	Histórico, do mais recente, com o motivo

Colunas: Descrição (com o fornecedor abaixo, e o motivo da recusa na aba Recusados), Origem, Vencimento, Status e Valor. Em "todas as empresas" entra também a coluna Empresa.

A busca cobre descrição e nome do fornecedor.

Origem

Diz de onde o título veio, e é o campo que sustenta a decisão:

• Manual — criado no formulário ou pela API
• Importação CSV — veio de um arquivo

Aprovar

Nas abas Aguardando e Aprovados parcialmente, por três caminhos:

• Botão Aprovar na própria linha
• Menu de ações da linha
• Em lote — marque as linhas e use Aprovar selecionados (até 25 por vez)

O diálogo Aprovar pagamento? confirma: "1 pagamento será aprovado e entra na lista de contas a pagar." Quando ainda faltarem aprovações, ele avisa que a sua será registrada e que o título só entra na lista quando todas forem dadas.

Depois de aprovar um título que ainda espera outras pessoas, a linha mostra "Você já aprovou" no lugar do botão.

observação

Aprovar não envia ao banco. O título passa a ser oficial e entra na lista — o envio é um passo separado, feito em Contas a pagar. Ver Envio ao banco.

Numa aprovação em lote, uma falha isolada não derruba as demais.

Recusar

Pelo menu de ações da linha — não há recusa inline nem em lote. Um título aprovado parcialmente também pode ser recusado: basta uma pessoa recusar.

O diálogo Recusar pagamento? avisa: "O título fica bloqueado para sempre e nunca entra na lista de contas a pagar. Registre o motivo (opcional)."

O motivo é opcional (até 500 caracteres), mas é o que a aba Recusados vai exibir depois — sem ele, o histórico não explica a decisão.

perigo

Recusar não tem volta pela interface. Um título recusado não pode ser aprovado depois e não pode ir ao banco. Ele fica na aba Recusados como registro, e nada mais.

As abas Aprovados e Recusados não têm ações — são auditoria. Clicar na descrição abre o título.

Quem pode aprovar

Qualquer pessoa com acesso ao espaço de trabalho e permissão de aprovar, com duas travas:

• Quem criou o título não pode aprová-lo.
• Cada pessoa conta uma vez. Quando o espaço exige mais de uma aprovação, elas precisam vir de pessoas diferentes.

Aprovar também não é exposto na API — é ação exclusiva da tela.

Aprovação noturna e por canal

A Segurança do espaço de trabalho pode restringir quando e por onde se aprova:

• Período noturno — com Permitir aprovações no período noturno desligado, a tela mostra "Aprovações bloqueadas no período noturno. Elas voltam a ser permitidas às 06:00." (com o horário do seu espaço) e desabilita os botões de aprovar, na linha e em lote.
• Canal — com Aprovar desligado para o canal em uso, aparece "A Segurança deste espaço não permite aprovar pagamentos por este canal."

Recusar nunca é bloqueado — nem à noite, nem por canal. A regra noturna vale só para a aprovação feita por pessoas: recorrências, importações de ERP e a aprovação do lote no gateway não são aprovações deste portão.

Envio bloqueado pela Segurança

Quando um título, do jeito que está, não vai poder ir ao banco — tipo de operação desligado, conta bloqueada, favorecido não liberado, valor acima do limite por operação —, a linha mostra o selo "Envio bloqueado pela Segurança": "Do jeito que está, este título não vai poder ser enviado ao banco. Peça a liberação em Segurança." Aprovar continua possível; o selo só avisa que o envio vai ser barrado.

Editar um título aprovado

A aprovação vale para o pagamento como ele foi visto. Com a aprovação ligada, se alguém mudar num título aprovado e ainda não enviado ao banco qualquer um destes campos, ele volta para a fila (Aguardando), com as aprovações zeradas, e sai da lista de Contas a pagar até ser aprovado de novo:

• valor;
• fornecedor;
• favorecido — nome, CPF/CNPJ, chave Pix, tipo da chave e dados bancários;
• código de barras ou linha digitável;
• conta de origem ("Pagar via");
• tipo de operação e forma de pagamento;
• dados do tributo.

Vale também para edições feitas pela API. Datas, juros, descontos, categoria, centro de classificação e observações não devolvem o título para a fila.

Depois que o título é enviado ao banco, esses campos ficam travados — ver Editar depois do envio.

Como o estado aparece em Contas a pagar

Na listagem de Contas a pagar, um título aprovado exibe um selo redondo com um escudo; passe o mouse para ler "Criação aprovada", seguido de quem aprovou e quando — é ali que a auditoria fica à mão, sem abrir o título. Os demais estados não aparecem ali — pela própria regra do portão, eles não chegam à lista.

Depois que o título é enviado ao banco, o selo dá lugar ao status do gateway.