Ciclo de vida das contas a pagar

Uma conta a pagar é descrita por três camadas independentes. Elas não se substituem — convivem, e a tela mostra todas:

Camada	O que responde	Onde aparece
1. Status do título	Onde o título está no Financeiro (Rascunho → Pendente → Pago)	Coluna "Status geral"
2. Autorização	Uma pessoa liberou este pagamento? (portão de entrada)	Selo ao lado do status geral
3. Status no gateway	Se foi enviado ao banco, em que pé está lá	Coluna "Status gateway"

observação

A camada 3 só existe se o título foi enviado ao banco. Na listagem ela tem coluna própria: "Status geral" e "Status gateway" ficam lado a lado, ambas ordenáveis — o gateway nunca é um chip pendurado no status do título. São dois sinais distintos: um diz o que o Financeiro sabe, o outro o que o banco reporta. Fora do trilho do gateway, a coluna mostra "-".

O que aparece ao lado do status geral é a camada 2: o selo de autorização. E na tela de detalhe o status do gateway não fica no cabeçalho — vive dentro do card do gateway.

Camada 1 — Status do título

Estado	Descrição
Rascunho	Criado mas não publicado. Não aparece nos totais.
Pendente	Confirmado, aguardando pagamento.
Pago	Vinculado a um lançamento.
Cancelado	Anulado, não gera movimentação.

A coluna mostra ainda um quinto selo, que não é um estado: Atrasado — todo título Pendente cujo vencimento já passou. É derivado da data, não gravado: nada "vira" atrasado, e pagar ou reagendar o faz sumir sozinho.

• Publicar (Rascunho → Pendente): confirma o título — mas ele ainda passa pela camada 2.
• Marcar como pago (Pendente → Pago): há dois caminhos — ver "Como um título vira Pago", abaixo.
• Cancelar (Pendente → Cancelado): anula. Só aparece em título pendente, e não é irreversível — o diálogo diz "Você pode reabri-la depois editando o status."

Camada 2 — Autorização de pagamento

Portão anti-fraude: um título criado por formulário, CSV ou API não entra na lista oficial até que uma pessoa o autorize em Autorizar pagamentos (/payables/authorizations). O portão é uma configuração do espaço de trabalho, ligada por padrão; desligada, os títulos criados já nascem oficiais e pulam a fila.

Estado	Significado
Aguardando autorização	Aguardando alguém autorizar. Fora da lista oficial — não conta em totais nem no fluxo de caixa, e não pode ir ao banco.
Autorizado	Liberado — entra na lista oficial e fica elegível para envio ao banco.
Recusado	Bloqueado definitivamente.
(sem selo)	Já nasce oficial, sem passar pela fila.

O portão vale para quem entra pela porta da frente: formulário, importação CSV e API. Nascem oficiais, sem autorização, os títulos que o próprio sistema gera a partir de algo que já foi decidido antes — as parcelas de uma recorrência já existente e o que vem importado do Fintera.

aviso

Salvar como rascunho não escapa do portão. O rascunho não tem selo porque ainda não é obrigação nenhuma — mas publicar é o momento em que ele vira uma, e é aí que ele entra na fila, como qualquer título criado direto. Rascunho não é atalho.

Enquanto aguarda autorização, o "Marcar como pago" manual também some — o título ainda não é oficial.

Camada 3 — Status no gateway

Só passa a existir depois do envio ao banco. Espelha o estado real do pagamento no gateway — de Pendente e Aguardando aprovação até Confirmado, passando por Agendado, Aguardando saldo e afins. A lista completa, com o que cada um significa, está em Envio ao banco.

aviso

"Aprovado" não é o fim. Significa que o lote foi aprovado — a instituição ainda não confirmou. Quem fecha o ciclo é o Confirmado. Os estados finais são Confirmado, Cancelado, Rejeitado, Reprovado e Falhou.

"Enviar para o banco" não é ação de linha da listagem. Ela existe em dois lugares, os dois na tela de detalhe: o cabeçalho e o card do gateway. Da listagem, o caminho é "Enviar pagamentos", no cabeçalho — o inbox que despacha em lote.

Como um título vira Pago — dois trilhos

Há dois caminhos para o título ser pago, e eles são mutuamente exclusivos.

Trilho manual — o pagamento aconteceu por fora

Você pagou o título fora do sistema (internet banking, dinheiro, caixa…). Use "Marcar como pago":

• Informe a data de pagamento e a conta financeira utilizada.
• O sistema marca como Pago e cria o lançamento de saída nessa conta.
• Juros e descontos podem ser registrados na baixa.

Trilho gateway — o envio foi feito pelo sistema

Você clicou "Enviar para o banco". A partir daí você não dá baixa — o sistema faz sozinho:

• Quando o gateway chega a Confirmado, o título é marcado Pago automaticamente e o lançamento de saída é criado na conta de origem.
• Por isso, no trilho do gateway, o botão "Marcar como pago" desaparece — é o que evita a baixa dupla.

aviso

Requisito da baixa automática: a conta de origem ("Pagar via") precisa estar definida. Sem ela o sistema não tem de onde lançar a saída e não baixa — o título fica Confirmado e em aberto (ver abaixo).

Quando o "Marcar como pago" volta a aparecer

Se o envio terminou e mesmo assim o título ficou em aberto, o botão manual é reexposto para você fechá-lo por fora:

• Confirmado sem conta de origem — o banco confirmou, mas o sistema não tinha onde lançar.
• Cancelado, Rejeitado, Reprovado ou Falhou — o pagamento não se efetivou; precisa acontecer por fora.

Fluxo completo

Rascunho é um desvio opcional, não a porta de entrada. Criar pelo formulário, pelo CSV ou pela API grava o título direto como Pendente e aguardando autorização. Só quem clica "Salvar rascunho" passa por ali — e publicar dali cai no mesmo portão, não o contorna.

Criar uma conta a pagar

1. Acesse /payables/new.
2. Preencha os campos obrigatórios: Valor (R$), Vencimento, Descrição, Fornecedor, Mês de competência e Tipo.
3. Defina o tipo de operação e o documento — ver Operação e pagamento. Categoria e centro de classificação são opcionais.
4. Conclua com Adicionar conta, Adicionar e criar outra ou Salvar rascunho.

O fornecedor não é opcional. Sem ele o formulário não envia: "Selecione ou crie um fornecedor". Você pode escolher um fornecedor que já existe ou digitar um nome novo — nesse caso ele é cadastrado junto.

A Empresa também é obrigatória, mas não é um campo do formulário: vem do seletor no cabeçalho.

observação

"Publicar" não existe na tela de criação. Os botões ali são os três acima. Publicar aparece só no detalhe, e só enquanto a conta é um rascunho.

Em ambos os casos o título entra sob autorização (camada 2) antes de contar nos números.

Editar

Conta paga não é somente leitura. Não existe trava por estado: o formulário abre normalmente em qualquer status, inclusive Pago.

A trava real é outra, e vem do banco — não do estado do título. Quando o gateway chega a Confirmado, parte do formulário fecha, e a tela avisa:

"Pagamento confirmado pelo banco. O que descreve o pagamento — valor, vencimento, fornecedor e as informações de pagamento — não pode mais ser alterado. A classificação interna (categoria, centro, anexos, observações) continua editável."

Ou seja: a trava é parcial e tem um motivo. Congela o que descreve uma transação bancária já executada — valor, vencimento, fornecedor, "Pagar via", tipo de operação, documento e as coordenadas de pagamento. Continua aberto o que descreve como você classifica aquilo: categoria, centro, competência, descrição, anexos e observações. Classificar é trabalho contábil que segue depois de o dinheiro sair.

aviso

A trava não é só visual. O servidor recusa a alteração desses campos mesmo por API — a tela desabilitar os campos é a cortesia; a regra vale de qualquer porta.

Essa trava não existe em contas a receber — elas não passam pelo envio ao banco.

Editando uma conta que faz parte de um grupo, o sistema oferece "Aplicar às demais parcelas", mostrando antes o que exatamente vai mudar. São todas as parcelas do grupo — inclusive as anteriores à que você está editando, não só as seguintes. Ficam de fora apenas as já liquidadas e a própria parcela editada. A seleção vem marcada por inteiro; desmarque o que não deve herdar.

Excluir

Em uma conta que faz parte de um grupo — parcelada ou recorrente —, a exclusão pergunta o alcance:

• Excluir apenas esta
• Excluir esta e as futuras

O mesmo seletor cobre os dois casos: o que ele olha é o grupo, não o tipo. Em conta avulsa, ele não aparece.

observação

O seletor existe na listagem. A exclusão pelo detalhe apaga sempre só aquela conta, sem oferecer o alcance.